Gemeinde Ritterhude

Hinweise der Gemeinde Ritterhude zur Eröffnung des Zugangs elektronischer Kommunikation

Die Gemeinde Ritterhude bietet Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 1 Satz 1 Nds. Verwaltungsverfahrensgesetz i.V.m. § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes. Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat.

Die Gemeinde Ritterhude hat diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden technischen Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation eröffnet.

Rechtsverbindliche elektronische Kommunikation

Für bestimmte Verwaltungsverfahren ist durch Rechtsvorschrift die Schriftform angeordnet. Das kann z.B. bei Widersprüchen oder formgebundenen Anträgen der Fall sein. In der Papierform ist hierfür eine eigenhändige Unterschrift vorgesehen.

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann, soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist, durch die elektronische Form ersetzt werden. Der elektronischen Form genügt ein elektronisches Dokument u.a. dann, wenn es mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen ist.

a) Für die unverschlüsselte Übertragung von E-Mails mit qualifizierter elektronischer Signatur hat die Gemeinde Ritterhude die E-Mailadresse

gemeinde@ritterhude.de

eingerichtet.

Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht unmittelbar ermöglicht, ist nicht zulässig.

Akzeptiert werden nur qualifiziert elektronisch signierte Dokumente, die mit dem Zertifikat eines bei der Bundesnetzagentur akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieters erstellt wurden.

Eine Übersicht der Anbieter finden Sie auf der Website der Bundesnetzagentur.

Jedes Dokument ist separat zu signieren.

Nähere Informationen zu qualifizierten elektronischen Signaturen nach dem Signaturgesetz erhalten Sie auf der Website des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik:

www.bsi.bund.de

b) Die Schriftform kann auch durch eine absenderbestätigte De-Mail nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes ersetzt werden. Hierfür hat die Gemeinde Ritterhude die E-Mailadresse

gemeinde@ritterhude.de-mail.de

eingerichtet.

c) Die Gemeinde Ritterhude bietet mit dem „Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach“ (EGVP) eine dritte Möglichkeit zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation an. Auch über diesen Weg können rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente elektronisch an die Gemeindeverwaltung gesandt werden.

Weitere Informationen zum EGVP mit Hinweisen zu den Voraussetzungen und Möglichkeiten finden Sie im Internet unter www.egvp.de.

Andere Zugänge hat die Gemeinde Ritterhude für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation ausdrücklich nicht eröffnet.

Formfreie Kommunikation per E-Mail

Für Vorgänge oder Anfragen, die eine eigenhändige Unterschrift nicht zwingend vorsehen, ist auch keine elektronische Signatur erforderlich. Für diese formfreien Vorgänge oder Anfragen ist die zentrale E-Mailadresse

info@ritterhude.de

eingerichtet.

Außerdem bestehen weitere personengebundene E-Mail-Adressen, die Sie für die Kommunikation mit Bediensteten der Gemeinde Ritterhude nutzen können. Diese Adressen finden Sie auf erhaltenen Schreiben und auf dieser Internetseite.

Dateiformate

Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Gemeinde Ritterhude versenden, beachten Sie bitte, dass die Gemeinde Ritterhude nur die nachfolgenden Dateiformate öffnen und verarbeiten kann:

- Portable Document Format (.pdf)
- Rich Text Format (.rtf)
- Microsoft Word (.doc und .docx)
- Microsoft Excel (.xls und .xlsx)
- nur Text-Formate (.txt)
- Bilddateien (.jpg, .tif, .png) 

Gepackte Dateien mit Endungen wie z.B. .zip oder .rar sind ebenso wie Dateien mit der Endung .exe von der Übermittlung ausgeschlossen. Dateien mit aktiven Inhalten wie z.B. Makros werden nicht entgegengenommen.

Wenn Sie abweichende Formate als die obigen verwenden, kann Ihre E-Mail evtl. ebenfalls nicht bearbeitet werden.

Beim Empfang von E-Mails werden diese automatisiert auf Spam- und Sicherheitsaspekte geprüft. Wenn Ihre E-Mail nicht den notwendigen Kriterien entspricht, kann sie nicht zugestellt bzw. nicht verarbeitet werden.

Dateigröße

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir E-Mails mit einer Gesamtgröße von mehr als 10 Megabyte (MB) nicht entgegennehmen können.

Verschlüsselung

Die Gemeinde Ritterhude kann aus technischen und organisatorischen Gründen noch keine verschlüsselten E-Mails entgegennehmen. Ausgenommen hiervon ist die Kommunikation über das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP).

Allgemeine Hinweise

Damit Ihre Anfrage zügig bearbeitet werden kann, geben Sie bitte den Empfänger Ihrer Anfrage immer so genau wie möglich an.

Nicht alle Anfragen werden von der Gemeinde Ritterhude elektronisch beantwortet. Deshalb ist es erforderlich, dass Sie in allen E-Mails auch Ihre Postanschrift mitteilen.

Bitte beachten Sie, dass Bescheide und andere Mitteilungen, die einem rechtlichen Schriftformerfordernis unterliegen, von der Gemeinde Ritterhude bis auf weiteres in Papierform versandt werden.

Rechtliche Hinweise

Die Gemeinde Ritterhude übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme der von Ihnen übermittelten E-Mails technisch stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die Gemeinde sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beachten Sie bitte die Datenschutzerklärung der Gemeinde Ritterhude.

Diese Hinweise zur Zugangseröffnung gelten nur für die Kommunikation mit der Gemeindeverwaltung Ritterhude und nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie zum Beispiel anderer Behörden oder Einrichtungen.

Für weitere Fragen zu den Rahmenbedingungen oder Unterstützung bei Problemen stehen Ihnen die u.a. Ansprechpartner gerne zur Verfügung.